Voix

Pourquoi les gestionnaires de risques s’intéressent‑ils soudainement au travail flexible ?

Reading Time: 5 minutes

Afin d’élaborer leur plan de continuité des activités, les directeurs de bureau, les responsables informatiques et les équipes chargées des risques disposent désormais d’une nouvelle arme dans leur arsenal : l’espace de travail flexible

Selon une récente étude mondiale menée par Regus, pas moins de 73 % des personnes interrogées ont affirmé que les solutions d’espaces de travail flexibles les avaient aidées à réduire les risques pouvant affecter le déroulement des opérations commerciales.

Comme l’a indiqué Joe Sullivan, directeur général des bureaux de secours Regus, « les espaces flexibles sont devenus le premier choix des entreprises souhaitant établir ou améliorer leurs plans de continuité des activités ».

« De nos jours, on ne pense plus que les malheurs n’arrivent qu’aux autres, » a indiqué Joe Sullivan. En effet, selon le WEF Global Risks Report 2019, les « phénomènes météorologiques extrêmes » étaient souvent mentionnés comme le risque n° 1 que les pays devaient affronter, suivis de près par les catastrophes naturelles, le vol des données et les cyber-attaques.

Les entreprises abordent les « catastrophes » de manière différente

En 2018, nous avons recensé plus de 2 000 demandes de renseignements à travers le monde sur les solutions de bureaux de secours de Regus. Joe Sullivan attribue ce chiffre à la prise de conscience croissante que même les petits incidents peuvent gravement nuire aux opérations commerciales.

« Une catastrophe ne signifie pas forcément une crue soudaine ou une éruption volcanique », a déclaré Joe Sullivan. « Les plus grands défis que nos clients ont dû affronter sont beaucoup plus personnels et ont tout de même un impact considérable, notamment :

  • les dommages causés par la fumée ou le feu ;
  • une rupture de canalisation ou une fuite d’eau ;
  • une cyber-attaque.

Grâce à une solution de bureaux de secours planifiée à l’avance, vous avez de grandes chances de vous en sortir indemne. »

Plans personnalisés

Comment fonctionne un plan de récupération ?

Il existe trois approches différentes :

  • Réservation permanente : un bureau de secours dans un centre particulier, idéal pour les membres principaux d’une entreprise (5 %) 
  • Prêt en un jour : un bureau de secours dans n’importe quel centre Regus, recommandé pour 20 % des employés et disponible dans un délai d’un jour ouvré
  • Espace de travail d’urgence pour tous : bureaux de secours à la demande disponibles dans un délai de deux jours ouvrés dans n’importe quel centre Regus

« Il y a deux points importants à souligner ici », a indiqué Joe Sullivan. « Nous concevons des solutions sur mesure répondant au budget de chaque client et nous possédons un vaste réseau mondial offrant un large choix aux entreprises et nous permettant de répondre à leurs principaux besoins opérationnels.

Pouvoir relocaliser son activité dans le même secteur que son entreprise actuelle ou à proximité de son domicile est un atout majeur pour les clients, en particulier, car nos installations sont conçues pour recevoir des clients et des visiteurs dès le premier jour. »

 

Livraison sans excuse

Au cours des trois dernières années, Regus a offert au groupe de distribution mondial Marks & Spencer un plan de récupération dans lequel son personnel avait accès aux centres Regus à travers le monde en cas d’impossibilité d’utiliser leurs bureaux habituels en raison d’interruptions comme une catastrophe naturelle, une agitation politique ou des cyber-attaques.

En 2018, lorsqu’une série de manifestations syndicales au Cambodge s’est déclarée à proximité de l’un des bureaux de soutien de Marks & Spencer, la société a relocalisé son personnel dans des bureaux sécurisés dans des centres Regus où les espaces de rangement et les équipements ont été installés à l’avance.

John Frost, directeur de la continuité des activités chez M&S a déclaré : « Pour nous, faire appel aux solutions de récupération de Regus faisait partie de notre transition interne professionnelle vers une plus grande agilité. Notre approche sur plusieurs sites s’adapte aux problèmes que nous rencontrons dans le monde d’aujourd’hui. »

Solution essentielle pour les opérations de classe mondiale

La société Education Payroll basée en Nouvelle-Zélande a contacté Regus au sujet d’un plan de continuité des activités à l’occasion de sa restructuration dans le but de devenir une entreprise de gestion des salaires de classe mondiale. Son objectif final ? S’assurer que la dépense annuelle de 4,4 milliards de dollars engagée dans les salaires des professeurs serait versée à temps tous les quinze jours sans faute, même en cas de crise.

« Notre plan nous permet de nous installer dans n’importe quel bureau entièrement équipé de Nouvelle-Zélande dans un délai de 24 heures », a expliqué Arlene White, directrice générale. « Pour cela, nous payons un abonnement annuel nous permettant de tenir nos promesses aux professionnels dont les salaires dépendent de nous.

Des catastrophes locales ont lieu et si vous n’êtes pas préparé, vous devez vous débrouiller pour trouver un espace de travail, peu importe le coût. »

L’arrangement d’Education Payroll offre à l’entreprise une sécurité opérationnelle généralement dix fois moins chère que les bureaux de secours traditionnels.

À quel moment les fournisseurs sont-ils mis à l’épreuve ?

Comme le souligne Joe Sullivan, personne n’est à l’abri d’une catastrophe. « Regus est un fournisseur primé et éprouvé pour offrir une assistance d’année en année, et évidemment, une catastrophe a déjà touché nos locaux ! »

Pas plus tard qu’en septembre 2018, Regus a dû faire face à l’urgence lorsque l’ouragan Florence a touché de nombreux centres américains en Caroline du Nord, Caroline du Sud et Virginie.

Kristi Bonner, vice-présidente régionale en Caroline du Nord a expliqué : « Les dégâts causés par l’ouragan Florence ont touché un grand nombre de personnes (collègues, clients, amis et familles).

« Fidèles à l’esprit de partenariat, les équipes Regus d’Amérique du Nord sont intervenues afin d’apporter leur soutien aux personnes se trouvant sur la trajectoire de cette désastreuse tempête. Nous avons récupéré nos installations, nos clients et nous avons pu aider d’autres personnes. »

Les bénéfices nets

Au vu des vulnérabilités évidentes de la plupart des systèmes informatiques et des opérations commerciales de manière générale, les entreprises prennent conscience de la nécessité de consacrer du temps et de l’argent à l’élaboration d’un plan de continuité des activités le plus basique.

Autrefois, le choix du partenaire se limitait à un seul fournisseur à un endroit fixe. Maintenant que les fournisseurs d’espaces de travail flexibles sont entrés en scène, les entreprises peuvent adopter une stratégie de récupération n’importe où et à tout moment. En d’autres termes, si le réseau d’une entreprise est compromis, celle-ci peut utiliser, à la place, le réseau d’un fournisseur d’espaces flexibles, ce qui, dans le cas de Regus, correspond à 3 000 sites à travers le monde.

Il est donc compréhensible que les gestionnaires de risques et les responsables de la continuité des activités accordent plus que jamais une attention particulière à leurs portefeuilles immobiliers, cherchant comment y ajouter les espaces de travail flexibles.


Intéressé par l’utilisation d’espaces de travail flexibles dans le cadre de votre plan de continuité des activités ? Consultez notre page Bureaux de secours pour plus de renseignements.